Laten zien waar jij en jouw collega's goed in zijn!

Van verslaggever Alice Somer.

In een oud gebouw, verscholen achter het gloednieuwe treinstation van Arnhem-centraal klopt het hart van Pro-Rail. Daar zetelt de verkeersleidingspost; de afdeling waar een vaste ploeg mensen 24/7 alle aankomende en vertrekkende treinen volgt die vanuit het oosten uitwaaieren naar de rest van het land. Intensief, precies, onvoorspelbaar en zeer verantwoordelijk werk. Anouk van der Arend, de vlotte manager van deze dynamische post besloot vorig jaar om het begrip *Exnovatie te introduceren bij haar team. Samen gingen zij aan de bak om aan de wereld, binnen en buiten Pro Rail, letterlijk te laten zien met hoeveel passie en trots hier iedere dag gewerkt wordt. Aan de Samenwerking vertelt zij graag over het hoe en waarom van deze niet-alledaagse manier van samenwerken: "Pro-Rail komt vooral in het nieuws wanneer er zaken zijn die niet goed gaan, terwijl er in werkelijkheid zovéél goed gaat en dat wordt niet of niet voldoende gezien. Diezelfde teneur zie je ook terug in de gezondheidszorg en in het onderwijs, ik denk dat het vergelijkbaar is. Er werken op die plekken zoveel gedreven professionals die het beste uit zichzelf halen en dat mag gezien worden. Jammergenoeg komen zij vooral in de belangstelling wanneer iets niet deugt binnen het beroepsveld".

Hoe pak je dat aan?

Anouk Van der Arend wilde het anders en ging op zoek naar manieren om dat tij te keren en stuitte op exnovatie. "Ik legde deze werkvorm aan mijn team voor en vroeg wat zij ervan vonden om met behulp van video opnames elkaars werkwijze te filmen en daarover in gesprek te gaan volgens de *video-reflectie methode. Ik vertelde ze: Je krijgt op deze manier de kans om te laten zien hoe jij je werk vorm geeft en om tegelijkertijd te leren van de manier waarop je collega dat doet door erover in gesprek te gaan met elkaar, vrijwillig en in een veilige omgeving".

Van der Arend was verrast, want haar verwachting was geweest dat ze in eerste instantie misschien tien mensen 'warm' zou krijgen voor haar plan en dat daarna de rest zou volgen. Maar van de 42 collega's zijn er direct al 32 enthousiast! Vervolgens wordt een werkgroepje samengesteld dat gaat onderzoeken welke onderwerpen het meest interessant zijn om te filmen. Van der Arend is van mening dat die keuze ook vooral moet komen van de professionals op de werkvloer, zij weten wat belangrijk is om te laten zien en zij weten waar tegenaan gelopen wordt.

Zij vervolgt: "We hadden bedacht om te beginnen met een item dat niet al te ingewikkeld was om te organiseren. Er wordt een dagelijks terugkerende situatie gefilmd. In beeld wordt gebracht: een eenvoudige computerhandeling die iedere dag goed verloopt. Door deze levensechte situatie op verschillende momenten uitgevoerd door verschillende collega's te filmen, de beelden terug te monteren tot een korte clip en door het resultaat samen te bekijken sta je verstelt van de opbrengst: Je kijkt eigenlijk met de blik van een buitenstaander naar de situatie waar je iedere dag deel van uit maakt en ineens word je je bewust van omstandigheden die je normaal niet meer ziet.

Van der Arend: " Het is opvallend hoe het ineens gaat bruisen in je team en hoeveel bruikbare ideeën er plotseling tevoorschijn komen bij het zien van de beelden. Dat gaat van uitvragen over inhoudelijke protocollen die ineens bespreekbaar worden en kennelijk simpeler uitgevoerd kunnen worden tót het simpele inzicht :' jemig wat een enorme kluwen aan snoeren liggen daar overal op die bureau's, laten we dat eens even aanpakken'. Het mooie is dat je oefent en start met eenvoudige situaties in je organisatie maar dat je dit ook kunt toepassen in het grotere geheel, bijvoorbeeld wanneer een organisatie zijn medewerkers wil betrekken bij veranderingen die bottom-up van de grond moeten komen".

Wat levert het op: "Je laat mensen vertellen over hun vak en wie wil dat nou niet? Dat brengt de beroepstrots terug", is het antwoord van van der Arend als haar gevraagd wordt waarin het succes van Exnovatie volgens haar schuilt. Daarbij hebben we alle stappen laagdrempelig en eenvoudig georganiseerd, dat helpt ook. Het is verrassend en verfrissend om met elkaar op zo'n positieve manier te werken aan inzicht en verbetering. De regie ligt bij de vakmensen en niet bij mij. "Filmen deden de medewerkers van Anouk zelf, met een bodycam en het monteren ook. De vakmensen doen dit allemaal zelf omdat zij degenen zijn die heel goed weten en dus mogen bepalen wat er in beeld moet komen. ‘ Door Ruimte en regie te geven, belast je je team niet, maar zorg je dat het een luchtig, leuk en gezamenlijk gedragen geheel is. Waar iedereen beter van wordt". Aldus van der Arend.

Heeft deze manager nog tips voor andere teams?

  • De initiator moet er in geloven.
  • Ga bottom-up tewerk
  • Houd het eenvoudig (geen professionele filmploeg en camera's nodig)
  • Kijk en bespreek vooraf of je dit met elkaar wilt.
  • Zorg als teamleider dat je de veiligheid en privacy borgt. Beloof bijvoorbeeld dat wanneer er beelden zijn die iemand -achteraf- niet wil gebruiken, dat je dat respecteert
  • Geef ruimte en vertrouwen aan je team
  • Maak, wanneer er even ruimte is de medewerker even vrij om te filmen of monteren
  • Vertel je team dat je het belangrijk vindt om aandacht te geven aan wat er goed gaat

Exnovatie*... In mijn organsatie: Hoedan? Watdan? Waardan?
Het even doeltreffende als simpele recept is:

  • Formeer een groepje enthousiaste professionals en verzin met elkaar een onderwerp uit de eigen werkomgeving.
  • Film één en dezelfde situatie op verschillende momenten of dagen.
  • Maak een aantal opnames, met zes verschillende collega's die met hetzelfde onderwerp bezig zijn.
  • Leg op die manier een alledaagse werksituatie als het ware onder de loep.
  • Monteer de beelden tot een mini clip van niet langer dan vijf of zes minuten, zodat het nabespreken vlot kan verlopen.
  • Laat de onderwerpkeuze vrij.

Zo doet Pro-Rail dat!

moderne organisatie
Pro rail is een dynamische en moderne organisatie die veel oog heeft voor nieuwe manieren van werken en vooruitgang, er is veel aandacht voor de ontwikkeling van de medewerkers.

video-reflectiviteit

Exnovatie betekent letterlijk dat we kijken naar de bestaande zaken die al goed gaan. En die we inmiddels maar gewoon vinden. Door dat 'gewone' zichtbaar te maken krijgt een grotere groep mensen hier ook toegang toe. De belangrijkste pijler onder Exnovatie is het gebruik van videomateriaal en het analyseren van de beelden. Deze vorm van onderzoek heet: *Video reflectivitieit en hoort bij de totaal aanpak van Exnovatie.

TIP!

Wanneer je exnovatie gaat inzetten in jouw organisatie worden situaties en handelingen door verschillende collega's op verschillende tijdstippen gefilmd. De beelden worden gezamenlijk onderzocht en geïnterpreteerd voor intern gebruik, met als doel te leren van elkaar en als team verder te ontwikkelen.

Oorsprong en uitleg van het begrip Exnovatie

De Exnovatie- aanpak is in veel omgevingen toepasbaar. Vooral ook in organisaties waar het primair draait om mensen. In de gezondheidszorg werd exnovatie voor het eerst met succes ingezet. Verpleegkundigen op de afdeling neo-natologie van het Universitair Medisch Centrum Maastricht (UMCM) liepen voorop. Aan hun Maastrichtse universiteit stond Dr Jessica Mesman ( ... Datum) aan de wieg van exnovatie. Samen met andere wetenschappers schreef zij een boek over de ontelbare mogelijkheden en inzichten die exnovatie kan opleveren.

In onderwijs is exnovatie nóg niet doorgedrongen maar heel mooi toepasbaar. De school is een dynamische omgeving met ontelbaar verschillende situaties op een dag. Er zijn er heel veel die goed verlopen. Hoe gaaf om dat zichtbaar te maken. Aan elkaar. En aan de buitenwereld. Want zien de mensen die er werken nog wel wat er iedere dag aan vooruitgang wordt geboekt? Weten de vijf kleuterjuffen van elkaar waar het geheim van de smid zit om alle kinderen vlot en vrolijk na hun speelkwartiertje naar binnen te krijgen? En als je met elkaar en voor elkaar op zoek gaat naar het plezier en de succesfactoren dan groei je verder!

En dan: Wordt het tijd om dat aan de wereld te laten zien. Om te laten zien hoeveel passie en inzet er is om al die kinderen gereed te maken voor de 21-ste eeuw!